Jak powinno wyglądać kopertowanie korespondencji?

Skompletowanie dokumentów, zapisanie na kopercie adresu odbiorcy i zaklejenie jej, umieszczenie znaczka – to zaledwie kilka kroków niezbędnych do przygotowania listu do wysyłki. Kilka takich przesyłek nie powinno nastręczać trudności. Jeśli jednak mamy do czynienia z dokumentami na masową skalę, nawet niepozorne zadanie  staje się wyzwaniem. W sukurs przychodzą firmy specjalizujące się w kopertowaniu korespondencji.

Na czym polega kopertowanie korespondencji?

To seria czynności, których celem jest przygotowanie masowej korespondencji papierowej. Proces ten wymaga skompletowania dokumentów, złożenia ich oraz spakowania. W ten sposób przygotowuje się pisma, zaproszenia, przesyłki reklamowe, czy faktury: słowem — każdy rodzaj dokumentu, który musi zostać rozesłany na skalę masową. Do kopert mogą zostać dodane próbki produktów, gadżety, płyty CD lub inne nośniki z dodatkowymi materiałami. Jak łatwo się domyślić, konfekcjonowanie materiałów to wyjątkowo czasochłonne zadanie. Nic więc dziwnego, że jest ono coraz częściej przedmiotem outsourcingu. Z takich usług korzystają zarówno firmy komercyjne, jak i przedstawiciele organizacji non-profit.

Kopertowanie w praktyce. Dlaczego warto je zlecić fachowcom?

Firmy oferujące usługę kopertowania realizują zlecenia, korzystając ze specjalnych urządzeń albo też powierzając zadanie pracownikom, wówczas czynność ta odbywa się nakładem ręcznej pracy. Czynnikiem decydującym w tej materii jest skala korespondencji (nakład materiałów wymagających skompletowania). Niezależnie od wielkości zlecenia, klient ma do wyboru koperty w różnych rozmiarach, które są zadrukowywane zgodnie z jego instrukcją.

Nawet jeśli zlecający ma dostęp do kopertownic, czyli urządzeń dedykowanych do automatycznego kopertowania, ich wydajność jest nieporównywalna ze sprzętem, którym dysponują profesjonaliści zajmujący się insertowaniem. Czas realizacji zlecenia, jakość opracowanej korespondencji oraz względy finansowe zdecydowanie przemawiają za skorzystaniem z usług specjalistów. Zlecający nie zakłóca swojej bieżącej działalności, nie traci przez to zysków, a jednocześnie zachowuje harmonogram pracy.